Teori Manajemen Operasional

 

1.1 PENDAHULUAN

M

anajemen produksi (atau pabrikan) sejak lama dikaitkan dengan situasi pabrik di mana barang diproduksi dalam arti fisik. Pabrik telah didefinisikan  sebagai “tempat di mana orang dipekerjakan untuk tujuan membuat, mengubah, memperbaiki, menghias, menyelesaikan, membersihkan, mencuci, memecahkan, menghancurkan, atau mengadopsi barang apa pun untuk dijual”. Definisi tersebut menjadikan ruang lingkup fungsi produksi menjadi terbatas. Sementara konsep produksi yang lebih luas dan digeneralisasikan, pengertian produksi adalah “proses dimana barang dan jasa diproduksi”. Konsep produksi yang lebih luas ini diterapkan ke sejumlah besar sektor ekonomi non-manufaktur seperti transportasi, energi, kesehatan, pertanian, pergudangan, perbankan, dan lain sebagainya ke dalam tinjauan manajemen produksi. Hal terpenting yang menjadi ciri dari fungsi produksi adalah menyatukan orang, mesin, dan bahan untuk menyediakan barang dan jasa sehingga memuaskan keinginan orang atau pasar. Karena organisasi manufaktur dan jasa melibatkan fitur yang disebutkan di atas, oleh sebab itu istilah manajemen produksi secara bertahap digantikan oleh istilah Manajemen Operasi atau Manajemen Operasional.

 

1.2 KONSEP PENGOPERASIAN PRODUKSI

Konsep "Operasi" mencakup baik organisasi manufaktur maupun organisasi jasa. Operasi dalam pabrikan pada organisasi jasa merupakan kegiatan organisasi yang memiliki tujuan tertentu. Fungsi operasi merupakan hal yang pokok dan menjadikan alasan utama keberadaan organisasi mana pun. Semua operasi menambah nilai pada objek, sehingga meningkatkan kegunaannya. Suatu operasi dapat didefinisikan "sebagai proses mengubah input menjadi output sehingg menambah nilai ke beberapa entitas". Nilai ditambahkan ke entitas dengan satu cara atau lebih, sebagai berikut:

1.            Perubahan, mengacu pada perubahan bentuk atau status input. Perubahan tersebut dapat berupa perubahan fisik seperti operasi bengkel mesin/ bengkel/ bengkel perakitan, atau psikologis seperti perasaan nyaman setelah sembuh dari kondisi sakit.

2.         Transportasi, mengacu pada pergerakan entitas (yaitu entitas dapat berupa orang, barang atau limbah) dari satu tempat ke tempat lain. Entitas memiliki nilai lebih jika terletak pada tempat selain berada pada tempatnya saat ini.

3.            Penyimpanan, mengacu pada proses menyimpan suatu entitas dalam lingkungan yang dilindungi (yaitu menyimpan biji-bijian makanan di gudang) untuk beberapa periode waktu.

4.     Inspeksi, mengacu pada proses verifikasi entitas untuk propertinya dan dengan demikian mengambil keputusan yang lebih tepat mengenai pembelian, penggunaan, perbaikan, dan lain sebagainya.

 

Sejak dilakukannya perubahan pada metode transportasi, penyimpanan, dan inspeksi diharapkan mampu memberikan nilai tambah pada organisasi seperti manufaktur, transportasi, pergudangan, perawatan kesehatan, pendidikan, dan lain sebagainya yang hadir dalam pratinjau Manajemen Operasi (atau Produksi).

 

1.3 PROSES KONVERSI PRODUKSI

Karena produksi adalah proses mengubah input menjadi output, maka setiap organisasi pada dasarnya dapat dianggap sebagai sistem konversi. Gambar 1.1 menjelaskan konsep umum sistem produksi.

 

Gambar 1.1: Model Konseptual dari Sistem Produksi

 

Input pada sistem produksi adalah bahan mentah, suku cadang, bahan habis pakai, energi, detail teknik, jadwal produksi, teknologi informasi, modal atau manajemen. Sedangkan output adalah barang yang diproduksi, barang yang diangkut, pesan yang disampaikan, menyembuhkan pasien, dan melayani pelanggan. Misalnya:

o  Dalam organisasi manufaktur seperti pabrik baja, input adalah bahan seperti bijih besi, kokas, batu kapur, dolomit, dan lain sebagainya. Bersama dengan tenaga kerja, mesin, modal dan output adalah bagian baja seperti saluran, batang, lembaran, dan lain sebagainya.

o  Dalam organisasi layanan seperti bank, input adalah nasabah dan output adalah kepuasan nasabah yang dilayani.

o   Di rumah sakit, masukan adalah pasien yang sakit dan keluaran adalah pasien yang sembuh.

o   Dalam angkutan umum, input adalah komuter dan output komuter yang dilayani (atau diangkut).

o  Pada kantor pos dan telegraf, input adalah surat atau pesan dan output adalah surat/ pesan yang disampaikan.

 

1.4 PRODUKTIVITAS PROSES KONVERSI

Efektivitas manajemen produksi dapat dilihat sebagai efisiensi dalam proses input diubah menjadi output. Efisiensi konversi ini dapat diukur dengan rasio keluaran terhadap masukan dan umumnya dikenal sebagai produktivitas sistem.

 

Semakin tinggi produktivitas sistem produksi maka dikatakan semakin efisien fungsi produksi tersebut. Manajemen sistem produksi pada dasarnya berkaitan dengan manajemen produktivitas. Sementara cara lain untuk melihat konsep produktivitas adalah dengan melihat jumlah limbah yang dihasilkan dalam sistem. Jika pemborosan diartikan sebagai keluaran yang tidak diperlukan dan/ atau keluaran yang cacat dari sistem, maka produktivitas sistem dapat ditingkatkan dengan meminimalkan pemborosan yang terjadi di dalam sistem. Contoh umum pemborosan dari proses konversi adalah sebagai berikut:

•    Sumber daya yang tidak bekerja (misalnya bahan menunggu dalam bentuk persediaan di toko, mesin menunggu untuk dimuat, perintah kerja menunggu untuk diproses, pasien menunggu untuk dilayani, dan lain sebagainya.)

•  Produksi barang dan jasa yang cacat (misalkan komponen/ suku cadang tidak sesuai dengan spesifikasi, surat yang salah dikirimkan, dan lain sebagainya.)

•   Biaya konversi lebih tinggi (biaya lebih tinggi akibat metode yang tidak efisien, kualitas alat yang buruk, kondisi mesin yang buruk, pemilihan bahan yang salah, buruknya kinerja operator yang sudah memiliki kompetensi, maupun pengawasan yang tidak efektif).

•    Total waktu produksi yang lebih tinggi (karena waktu tunggu, waktu berburu, waktu antrian, waktu menganggur ((idle time), dan lain sebagainya).

 

Dalam fungsi produksi yang efisien, semua jenis limbah harus dihilangkan atau diminimalkan.

 

1.5 TUJUAN PENGELOLAAN PRODUKSI

Dalam konteks manajemen produksi, ketepatan kualitas, kuantitas, waktu  dan harga yang tepat adalah empat persyaratan dasar menentukan tingkat kepuasan pelanggan. Selain itu peningkatan nilai barang yang diproduksi atau jasa yang diberikan dapat diupayakan dengan biaya minimum. Maka dengan demikian tujuan dari manajemen produksi adalah “menghasilkan barang dan jasa dengan kualitas yang tepat, dalam jumlah yang tepat, sesuai dengan jadwal waktu dan dengan biaya yang minimum”. Tujuan dari manajemen produksi dapat diperkuat seperti di bawah ini:

•  Memproduksi jenis barang dan jasa yang tepat yang memenuhi kebutuhan pelanggan (tujuan efektivitas).

•     Memaksimalkan keluaran barang dan jasa dengan masukan sumber daya minimum (tujuan efisiensi).

•   Memastikan bahwa barang dan jasa yang dihasilkan sesuai dengan spesifikasi kualitas yang telah ditetapkan sebelumnya (tujuan kualitas).

•    Meminimalkan waktu throughput - waktu yang berlalu dalam proses konversi - dengan mengurangi penundaan, waktu tunggu, dan idle time.

• Memaksimalkan pemanfaatan tenaga kerja, mesin, dan lain sebagainya. (Tujuannya untuk pemanfaatan kapasitas).

•    Meminimalkan biaya produksi barang atau memberikan layanan (tujuan biaya).

 

1.6 UNSUR-UNSUR FUNGSI PRODUKSI

Manajemen Produksi tidak sama dengan teknik produksi meskipun terdapat banyak bidang yang menjadi perhatian bersama. Secara luas, teknik produksi berkaitan dengan desain peralatan fisik sedangkan manajemen produksi berkaitan dengan pengelolaan penggunaan peralatan dan sumber daya lainnya. Teknik produksi adalah domain insinyur sementara pengetahuan tentang teknik apa pun tidak diperlukan dalam manajemen produksi. Selain itu, manajemen produksi pada dasarnya adalah perencanaan, pengorganisasian dan pengendalian fungsi produksi. Manajemen produksi dapat dijelaskan dalam empat belas komponen. Penjelasan singkat tentang masing-masing komponen adalah sebagai berikut:

 

1. Pemilihan dan desain produk: Jenis produk yang tepat dan desain produk yang baik sangat penting untuk keberhasilan organisasi. Pemilihan produk yang salah dan/ atau desain produk yang buruk dapat membuat operasi perusahaan tidak efektif dan tidak kompetitif. Produk atau layanan harus dipilih setelah evaluasi terperinci dari hasil seleksi produk atau layanan alternatif yang sudah ditentukan sebelumnya sesuai dengan tujuan organisasi.
2. Pemilihan proses dan perencanaan: Pemilihan "sistem konversi" yang optimal sama pentingnya dengan pilihan produk/ layanan dan desainnya. Keputusan pemilihan proses mencakup keputusan mengenai pilihan teknologi, peralatan, mesin, sistem penanganan material, mekanisasi dan otomasi. Perencanaan proses melibatkan perincian proses konversi sumber daya yang diperlukan dan urutannya.
3. Fasilitas lokasi pabrik: Lokasi pabrik yang buruk dapat menjadi sumber biaya yang lebih tinggi secara konstan, pemasaran dan transportasi yang sulit, ketidakpuasan di antara karyawan dan pelanggan, seringnya gangguan dalam produksi, kualitas di bawah standar, kerugian kompetitif, dan lain sebagainya.     Keputusan lokasi pabrik bersifat strategis keputusan ketika pabrik didirikan di suatu lokasi, itu relatif tidak bergerak dan tidak dapat dialihkan sehingga akan menimbulkan biaya yang cukup besar dan kemudian dapat terjadi gangguan produksi.
4. Fasilitas Tata letak (pabrik) dan penanganan material: Tata letak pabrik berkaitan dengan lokasi relatif dari satu departemen (pusat kerja) dengan departemen lain untuk memfasilitasi aliran material dan pemrosesan produk dengan cara yang paling efisien melalui jarak yang terpendek serta waktu yang sesingkat memungkin. Tata letak yang baik mengurangi biaya penanganan material, menghilangkan penundaan dan kemacetan, meningkatkan koordinasi, menyediakan tata graha yang baik, dan lain sebagainya. Sedangkan tata letak yang buruk mengakibatkan kemacetan, pemborosan, frustrasi, inefisiensi, dan hilangnya keuntungan. Karena tata letak mengintegrasikan faktor-faktor produksi, pemilihan tata letak bergantung pada sifat sistem produksi. Tata letak pabrik yang baik dan penanganan material yang minimal dikatakan mirip satu sama lain. Hanya tata letak yang baik yang dapat memastikan penanganan material minimum.
5. Perencanaan kapasitas: Perencanaan kapasitas menyangkut penentuan dan perolehan sumber daya produktif untuk memastikan ketersediaannya sesuai dengan permintaan. Keputusan kapasitas memiliki pengaruh langsung pada kinerja sistem produksi dalam kaitannya dengan produktivitas sumber daya dan layanan pelanggan (yaitu kinerja pengiriman). Kapasitas berlebih akan menghasilkan produktivitas sumber daya yang rendah, sementara kapasitas yang tidak memadai menyebabkan layanan pelanggan yang buruk. 
6. Peramalan: Perkiraan dapat dilihat sebagai proyeksi berdasarkan data masa lalu. Jadi peramalan berkaitan dengan pembuatan proyeksi pasar produk perusahaan, perhatian pada proyeksi bahan kebutuhan, suku cadang, dan lain sebagainya.
7. Perencanaan produksi dan kontrol: Perencanaan produksi adalah sistem untuk menentukan prosedur produksi untuk mendapatkan keluaran yang diinginkan dalam waktu tertentu pada waktu tertentu. biaya optimal sesuai dengan standar kualitas yang ditentukan, dan kontrol sangat penting untuk memastikan bahwa pembuatan produk/ jasa dilakukan dengan cara yang dinyatakan dalam perencanaan. Perencanaan produksi adalah kegiatan praproduksi yang terkait dengan penentuan jadwal produksi optimal, urutan operasi, kuantitas batch yang ekonomis, penugasan mesin kerja yang optimal dan prioritas pengiriman untuk urutan pekerjaan.
8. Pengendalian produksi: Adalah aktivitas pelengkap untuk perencanaan produksi dan melibatkan pelacakan apa yang terjadi dan mengambil tindakan perbaikan ketika laju produksi terlambat dari jadwal yang telah ditentukan. Perencanaan produksi adalah kegiatan terpusat dan mencakup fungsi-fungsi seperti persiapan pesanan, pengendalian bahan, perencanaan proses dan penjadwalan. 
9. Kontrol produksi, di sisi lain, adalah aktivitas yang tersebar (di toko-toko) dan mencakup fungsi-fungsi seperti pengiriman, kemajuan, dan percepatan. 
10. Pengendalian persediaan: Pengendalian persediaan berkaitan dengan penentuan tingkat persediaan yang optimal dari bahan mentah, komponen, suku cadang, peralatan, barang jadi, suku cadang dan persediaan untuk memastikan ketersediaan mereka dengan modal minimum. Perencanaan kebutuhan material (Material requirement planning/ MRP) dan Just-In-Time (JIT) adalah teknik yang dapat membantu perusahaan untuk mengoptimalkan persediaan.
11. Jaminan dan kendali mutu: Mutu merupakan aspek penting dari sistem produksi untuk memastikan bahwa layanan dan produk yang dihasilkan oleh perusahaan sesuai dengan standar mutu yang dinyatakan dengan biaya minimum. Sistem jaminan kualitas total mencakup aspek-aspek seperti penetapan standar kualitas, pemeriksaan suku cadang yang dibeli dan disubkontrakkan, pengendalian kualitas selama pembuatan dan pemeriksaan produk jadi termasuk pengujian kinerja, dan lain sebagainya.
12. Studi kerja dan desain pekerjaan: Studi kerja, juga disebut studi waktu dan gerak, berkaitan dengan peningkatan produktivitas dalam pekerjaan yang ada dan maksimalisasi produktivitas dalam desain pekerjaan baru. Dua komponen utama studi kerja adalah Studi Metode dan Pengukuran kerja. Studi metode telah didefinisikan sebagai pencatatan sistematis dan pemeriksaan kritis dari cara-cara yang ada dan yang diusulkan dalam melakukan pekerjaan, sebagai cara untuk mengembangkan dan menerapkan metode yang lebih mudah dan lebih efektif dengan mengurangi biaya. Pengukuran Kerja didefinisikan sebagai penerapan teknik yang dirancang untuk menetapkan waktu bagi pekerja yang memenuhi syarat untuk melaksanakan pekerjaan tertentu dalam kondisi tertentu dan pada tingkat kinerja yang ditentukan. Karena standar kinerja yang benar dapat ditetapkan dengan tepat hanya setelah metode kerja distandarisasi, studi metode harus mendahului pengukuran kerja. Harus diingat, standar kerja ilmiah akan memiliki banyak kegunaan.
13. Pemeliharaan dan penggantian: Pemeliharaan melibatkan pemilihan kebijakan, pemeliharaan (pencegahan dan/ atau kerusakan) yang optimal untuk memastikan ketersediaan peralatan yang lebih tinggi dengan biaya pemeliharaan dan perbaikan minimum. Pemeliharaan preventif, yang mencakup inspeksi pencegahan, pelumasan terencana, pembersihan dan pemeliharaan berkala, penggantian suku cadang yang direncanakan, pemantauan kondisi peralatan dan mesin, dan lain sebagainya. Keputusan penggantian terkait mesin merupakan keputusan investasi finansial yang memiliki pengaruh besar terhadap efisiensi sistem produksi. Jenis keputusan penggantian lainnya menyangkut bagian-bagian mesin dan masalah yang paling umum yaitu memutuskan antara "penggantian individu" dan "penggantian kelompok".
14. Pengurangan biaya dan pengendalian biaya: Manajemen produksi yang efektif harus memastikan biaya produksi minimum, dalam konteks ini pengurangan biaya dan pengendalian biaya menjadi sangat penting. Ada banyak alat dan teknik yang tersedia yang dapat membantu mengurangi biaya produksi.

 

Dalam organisasi manufaktur, divisi utama organisasi yaitu pemasaran, manufaktur, keuangan, personalia ditetapkan sebagai fungsi staf, dan produksi merupakan departemen utama dari divisi manufaktur. Setiap organisasi memiliki pengaturan manufakturnya sendiri yang disesuaikan dengan kebutuhannya. Gambar 1.2 menunjukkan bagan organisasi yang khas.

 

Gambar 1.2: Struktur Organisasi Khas dari Sebuah Perusahaan Teknik

 

1.7 TANGGUNG JAWAB MANAJER PRODUKSI

Seorang manajer produksi harus melakukan tugas-tugas berikut:

1.           Meramalkan kebutuhan faktor-faktor produksi untuk memenuhi target produksi.

2.           Memanfaatkan faktor-faktor produksi dengan cara yang paling efisien.

3.        Untuk mengurangi biaya kualitas dengan analisis ketidaksesuaian secara berkala dan melakukan tindakan korektif dan pencegahan yang sesuai.

4.        Untuk mengurangi biaya penanganan material dengan menggunakan sistem penanganan material yang efisien dan tata letak pabrik yang dikembangkan dengan benar.

5.      Untuk merancang metode manufaktur yang efisien berdasarkan studi metode dan prinsip teknik ekonomi lainnya.

6.         Untuk terus meningkatkan produktivitas tenaga kerja dengan melatih para pekerja dan menerapkan standar kinerja yang diperoleh dari studi pengukuran kerja, dan lain sebagainya.

7.          Untuk meminimalkan waktu produksi dan inventaris dalam proses dengan perencanaan produksi yang sistematis dan pelaksanaan rencana produksi secara efisien.

8.       Untuk membangun semangat tim dan memotivasi pekerja dengan keterlibatan pribadi dengan merancang dan menerapkan skema insentif keuangan yang sesuai.

 

 

1.8 PRODUKSI SEBAGAI FUNGSI KOORDINASI

Produksi memainkan peran penting dalam upaya koordinasi dengan tiga fungsi utama organisasi lainnya, yaitu Pemasaran, Keuangan dan Personalia. Departemen penjualan menyiapkan prakiraan yang memberikan produk dan kuantitas yang akan dijual, harga setiap produk, margin keuntungan, dan lain sebagainya. Karena produksi menganalisis prakiraan dalam hal kapasitas produksi, ketidakseimbangan, penambahan kapasitas / subkontrak, dan lain sebagainya. Dan mereka bersama-sama memodifikasi atau menerima prakiraan tersebut. Departemen keuangan selanjutnya menganalisis prakiraan yang dimodifikasi dalam hal tujuan perusahaan - profitabilitas, investasi, dan lain sebagainya. Dan menyarankan modifikasi lebih lanjut (jika ada). Oleh karena itu perkiraan penjualan diselesaikan bersama oleh tiga fungsi utama organisasi. Produksi mempersiapkan kebutuhan tenaga kerja dan menyelesaikan rencana tenaga kerja dengan departemen personalia, dan departemen personalia pada gilirannya mengatur perekrutan dan pelatihan. Koordinasi yang tepat antara departemen produksi dan personalia dengan demikian memastikan bahwa keterampilan yang memadai untuk memenuhi perkiraan penjualan akhir tersedia. Selain itu, produksi menyiapkan spesifikasi mesin baru dan membahas rencana investasi pabrik untuk memenuhi target produksi dengan bagian keuangan yang pada gilirannya mengatur dana dari sumber yang paling ekonomis. Produksi juga berkoordinasi dengan bagian pembelian yang melakukan tindakan pengadaan berdasarkan spesifikasi dari bagian produksi dan sanksi modal dari bagian keuangan.

 

RINGKASAN

Produksi adalah proses di mana barang dan jasa diproduksi dan mencakup baik organisasi manufaktur maupun jasa. Efektivitas manajemen produksi adalah pengukuran efisiensi dimana input diubah menjadi output. Tujuan dasar dari manajemen produksi adalah untuk menghasilkan barang atau jasa dengan kualitas yang tepat, dalam jumlah yang tepat, pada waktu yang tepat, dan dengan biaya yang minimum. Manajemen produksi pada dasarnya adalah perencanaan, pengorganisasian dan pengendalian fungsi produksi. Komponen utama dari fungsi produksi adalah pemilihan dan desain produk, pemilihan proses dan perencanaan, lokasi fasilitas, tata letak fasilitas dan penanganan material, perencanaan kapasitas, perencanaan dan pengendalian produksi, pengendalian kualitas, studi kerja dan desain pekerjaan, pemeliharaan dan penggantian. Struktur organisasi departemen produksi dibuat khusus untuk perusahaan. Dalam organisasi yang khas, divisi utama organisasi, yaitu desain, pemasaran, manufaktur, keuangan, dan personalia ditetapkan sebagai fungsi staf dan produksi merupakan departemen kunci dari divisi manufaktur. Tanggung jawab manajer produksi adalah meramalkan kebutuhan faktor produksi, memanfaatkan faktor produksi yang diatur dengan teknik yang paling efisien, mengurangi biaya kualitas, merancang metode pembuatan yang efisien, pelatihan pekerja, meminimalkan waktu produksi dan proses kerja, membangun semangat tim dan memotivasi pekerja untuk mencapai produktivitas yang lebih tinggi. 

Sumber: Pawar, Avinash, M.Kusmiati, A.Suryaningprang, 2020, Manajemen Operasi dan Produksi, CV. Aksara Global AKdemia, Indonesia.